El Componente 1. Alistamiento Organizacional (estructura o plataforma institucional para la gestión del conocimiento) según los consensos de los asociados/asociadas se estructura a partir de la premisa que para una adecuada gestión estratégica en CORPOMANIGUA se debe, en definitiva, llevar a cabo de manera prioritaria la “organización de la casa”, esto basado en primera instancia a partir de la actualización de la planeación estratégica de la Corporación, complementado con acciones para la organización, diseño y definición de sus procesos internos, muy de mano con la definición de líneas y acciones para la organización de la información, que permita contar con insumos para la identificación, uso, y desarrollo de conocimientos (así como los demás procesos para la gestión del conocimiento).
En el entendido que este componente será el de mayor énfasis por considerarse el punto de partida para garantizar una adecuada gestión del conocimiento, las principales temáticas que se buscan desarrollar a partir de la implementación de acciones/actividades para este componente son:
Para que la gestión del conocimiento tenga efecto positivo y cumpla con su intencionalidad, es necesario que tanto la misión, visión, objetivos estratégicos, como los lineamientos para el desarrollo de proyectos y programas estén alineados a los componentes metas y objetivos de la gestión del conocimiento. Para ello es necesario que como se identificó en el diagnóstico, la Corporación adelante un ejercicio de planeación riguroso, un proceso de planeación que precise y concatene las estrategias claves, delimitadas, prácticas y en un alcance de corto y mediano plazo que le permitan a la Corporación, de manera contextualizada y si se quiere hiperrealista alcanzar sus objetivos misionales.
Tanto asociadas como asociados tienen consenso en esta necesidad, enfocada en la delimitación de la planeación estratégica para la Corporación en términos prácticos, contextualizados y objetivos pues, una lección aprendida identificada en los procesos de esta índole radica en las proyecciones de actividades demasiado gruesas y poco alcanzables en un corto plazo, y es allí donde las organizaciones pierden el sentido real de este ejercicio.
Teniendo en cuenta lo anterior, una de las tareas fundamentales para garantizar el éxito de la implementación de la planificación estratégica es la definición de un tablero de Información que incorpora indicadores de producto, resultado, e impactos o efectos, como instrumento para realizar un adecuado monitoreo permanente de las acciones, y que genere insumos a la Dirección para la toma de decisiones.
Con el fin de contar con una perspectiva estratégica en términos de comunicación y flujo de la información tanto para el funcionamiento interno de la Corporación como a nivel de comunicación externa y posicionamiento de esta, se evidenció la necesidad de unificar diversos planes estratégicos como un todo que se articula, y es ahí donde la comunicación desde una mirada estratégica adquiere sentido pues es ella la que permite que realmente el flujo entre los procesos se dé de una manera orgánica y efectiva.
Sobre la base de la experiencia y trabajo previo de la Corporación en temas de comunicación, de manera práctica y sencilla con el propósito de agilizar y dinamizar las apuestas misionales de la Corporación, es ideal entender la Comunicación Estratégica no sólo a nivel externo para promover el posicionamiento sino también a nivel de procesos internos y en el marco de la delimitación de mensajes, audiencias y mecanismos/herramientas de comunicación, y la urgencia de contar con una estrategia que se articule y apoye el cumplimiento tanto de las metas y objetivos de la planeación estrategia (cuando se tenga) y como parte de la gestión del conocimiento de la Corporación.
De igual forma, uno de los componentes clave para cerrar las brechas identificadas en el diagnóstico sobre el estado actual de la Corporación en gestión del conocimiento, tiene que ver con los procesos asociados a la gestión de información y la necesidad de contar con una base tecnológica como un sistema de información.
Con relación a esto, para la gestión de información se prioriza la necesidad de identificar y diseñarse procesos que respondan adecuadamente a interrogantes como qué información se tiene en la Corporación que sirve de insumo tanto para los temas misionales como para la gestión del conocimiento, dónde está disponible, qué información se recoge y cómo se identifica, para qué nos sirve, cómo circula al interior de la Corporación, para qué se usa; para llegar, posteriormente, al análisis de la información y usarla efectiva y estratégicamente y mejorar los procesos de apoyo territorial y su posicionamiento.
Así mismo, y dado que una de las principales debilidades es que no se cuenta con un sistema de información o base tecnológica (repositorio que recoge, compila y organiza la información y sus procesos), entendiendo que éste no corresponde únicamente a una herramienta tecnológica, sino a un conjunto de herramientas, procesos e información que, disponible, organizada y analizada, adquiere un uso fundamental dentro de la Corporación, entre las acciones claves se priorizan las relacionadas con la estructuración e implementación de proyecto para este propósito (inicialmente definir los procesos y avanzar en la medida de lo posible en la construcción de un sistema de información).
En todo caso, para lo anterior, se considera fundamental identificar y disponer de los recursos humanos, físicos, y financieros, necesarios pues sin ellos la gestión de la información carece de un soporte realizable (es indispensable contar con un área o una persona a cargo de coordinar, diseñar y hacer seguimiento al proceso de Gestión de la Información, pues sin ello esta tiende a desaparecer).
“El conocimiento en una organización, no se debe convertir en un cúmulo de información física o digital, por el contrario, debe fluir a través de la organización, sin importar su estructura.
Todos los integrantes se convierten en factores importantes que generan valor y aportes al proceso de gestión del conocimiento. “(González Millán et al., 2014)
Para la operación e implementación de las actividades de corto, mediano y largo plazo, para la gestión del conocimiento, es necesaria la conformación de un equipo de trabajo cohesionado y coordinado que permita gestionar el conocimiento colectivo para su máximo aprovechamiento y capitalización en la misión de la Corporación y generando una mayor motivación y satisfacción de sus colaboradores y promoviendo el compromiso individual y organizativo hacia metas comunes.
Esta no es una tarea exclusiva de un grupo de personas, por el contrario, es una tarea que le corresponde a toda la Corporación y que debe vincular también a externos (beneficiarios, socios, aliados, entre otros).
Un asunto a evitar en la Corporación es el iniciar un proceso de gestión del conocimiento que no cuente con los recursos físicos, técnicos y financieros necesarios para su desarrollo, por lo tanto si bien se ha iniciado la tarea de concienciar a todos los integrantes de la organización en entender que este es un proceso relevante y significativo, que contribuye a la misionalidad, y se constituye en una tarea permanente, se requiere el entendimiento de que el costo de generar instrumentos, herramientas, espacios e instancias para la gestión del conocimiento no son a costo bajo o cero ni tampoco son sencillas de implementar por lo que requieren dedicación, tiempo y recursos, y allí es donde cobra importancia la confirmación de un equipo de trabajo para que se encargue de jalonar el proceso y adelantar la gestión, el cual debe contar con el apoyo decido de la Dirección Ejecutiva y de asociados y asociadas.
Ahora, si bien un equipo ideal para pequeñas organizaciones debe estar conformado por un estimado de tres personas (coordinador, asesor especializado y apoyo técnico), para el caso de la Corporación se considera que mientras se establece y se cuenta con disponibilidad y aseguramiento de recursos este equipo puede organizarse de manera progresiva, iniciando con la destinación de un profesional con conocimiento en temas de gestión del conocimiento que se encarga del diseño metodológico para el desarrollo de las actividades incorporadas en la hoja de ruta por cada uno de los componentes, acompañado y soportado por personas tanto en las áreas operativas y misionales o técnicas que operan como enlaces o gestores de conocimiento quienes desde su experiencia y competencias coadyuvan tanto a generar la cultura de conocimiento como al desarrollo de las actividades necesarias, para la apropiación, creación, divulgación y documentación del conocimiento en la Corporación.
La estrategia de gestión del conocimiento como un eje estructural para el logro de los objetivos de la Corporación, y para desencadenar un proceso de innovación en la misma, requiere estar directamente relacionada con las estructuras e instancias institucionales para la toma de decisiones y contar con mecanismos para el seguimiento al avance de esta.
Como parte de la implementación de la estrategia, el equipo dedicado a la gestión del conocimiento en la Corporación deberá diseñar e implementar los mecanismos de seguimiento por un lado al cumplimiento de las actividades programadas en la ruta (resultado) y por otro a los avances en los procesos para la gestión del conocimiento, especialmente los relacionados con la adquisición, documentación (o conversión), el uso y protección.
De otra parte, y con el fin de armonizar la estrategia de gestión del conocimiento con los escenarios de tomas de decisiones, la Corporación deberá incorporar de forma permanente como parte de la agenda de sus reuniones con los directivos, asociados y asociadas y un espacio dedicado al seguimiento de los procesos de gestión del conocimiento y a la revisión del cumplimiento real de los efectos esperados (durante el primer año se requiere un monitoreo permanente al avance de la hoja de ruta, y posteriormente se requiere especial énfasis en aquellos relacionado con la expansión del posicionamiento en el territorio amazónico y las contribuciones a la sostenibilidad de la Corporación).
En el siguiente cuadro se resumen las actividades para desarrollar como parte de la ruta de trabajo de la estrategia de gestión del conocimiento Fase I – Componente 1.
