El diagnostico para la gestión del conocimiento de la Corporación se estructuró a partir de la recopilación de insumos (fuentes primarias y secundarias) para adelantar un análisis matricial a partir del cruce de información referida al estado de desarrollo de actividades según los procesos estratégicos de gestión de conocimiento (identificación, adquisición, retención, desarrollo, difusión, utilización) y su relación con los aspectos asociados a la gestión institucional y estratégica de la organización, es decir los cómo o metodologías que orientan las actividades, y las capacidades de la misma (cuyo cruce se enfoca en los componentes del modelo integral de gestión del conocimiento según la metodología adoptada por INNOVATE) determinando así el estado del arte de la GC y/o sus principales potencialidades.
La metodología para la recopilación de datos del diagnóstico se determinó en primera instancia a partir del análisis de la información secundaria proporcionada por la Corporación, la cual fue clasificada y organizada de acuerdo con algunas áreas de interés definidas en función de las áreas de interés de este en materia de conocimiento documentado y los componentes de la GC. A su vez, la recopilación de fuentes primarias estuvo orientada por dos instrumentos, el primero una guía y cuestionario para entrevistas semiestructuradas a realizar con los asociados y asociadas de CORPORMANIGUA y el segundo una encuesta para diligenciamiento de los mismos asociados/asociadas y algunos colaboradores de la Corporación.
A continuación, presentamos tanto el enfoque como los principales aspectos para tener en cuenta tanto en los instrumentos como en los elementos clave que guiaron el análisis de la información, y el resumen de la aplicación de dichos instrumentos.
Como se mencionó anteriormente, se diseñaron tres instrumentos, en primer lugar, una matriz de información secundaria que recoge los datos básicos de los documentos recibidos, una guía de entrevista semiestructurada con 48 preguntas y una encuesta con preguntas complementarias.
En el entendido que una de las fuentes principales de información que sirve de insumo a la consultoría para conocer la estructura de la Corporación y su plataforma institucional y estratégica, así como obtener insumos para determinar el estado actual de documentación del conocimiento, en principio se definieron las áreas de interés o temas a indagar con su respectiva descripción de fuentes documentales esperadas para orientar la clasificación inicial de las fuentes documentales, como se resumen en el siguiente cuadro:
Cuadro 1. Clasificación fuentes documentales solicitadas según área de interés
| ÁREA DE INTERÉS | DOCUMENTACIÓN |
|---|---|
| Estructura Organizacional | Estatutos, Procesos y procedimientos establecidos, Conformación del equipo de trabajo, Informes de la Dirección (especialmente aquellos en donde establezcan políticas, lineamientos y/o aspectos clave para la gestión del conocimiento), Apoyos metodológicos y de referencia (p.ej. presentaciones que incorporen aspectos estratégicos de la organización, memorias, etc..). Entre otros. |
| Procesos Estratégicos y Políticas (relacionados con acciones e intervenciones en el territorio) | Documentos de políticas o institucionales que guíen u orienten en cumplimiento de las acciones en el territorio, informes estratégicos y/o periódicos de monitoreo de indicadores cualitativos y cuantitativos y aquellos documentos sobre los cuales la Corporación soporta sus estrategias, decisiones y procesos, documentos asociados a procesos comunicacionales o de comunicación estratégica de la Corporación, apoyos metodológicos y de referencia (p.ej. presentaciones que incorporen aspectos estratégicos de la organización, memorias), etc. |
| Programáticos | Listado de proyectos adelantados por la Corporación (identificando los proyectos que la Corporación considera estratégicos o clave), protocolos para gestión de proyectos, informes finales de proyectos estratégicos (especialmente aquellos que den cuenta de la implementación de las políticas y enfoques de la Corporación), documentos asociados a procesos comunicacionales generados en el desarrollo de los proyectos (piezas de comunicación en las cuales se identifican procesos estratégicos, construcciones metodológicas, o que dan cuenta y son evidencia de los efectos/impactos del orden estratégico de las actuaciones de la Corporación), documentos técnicos generados en proceso de comunicación estratégica a nivel de proyectos, documentos generados en desarrollo de encuentros programáticos o espacios de definición de estrategias y programas o proyectos. |
| Documentos / Sistematización | Documentos de sistematización de experiencias, metodologías diseñadas (documentadas formalmente o no) por la Corporación, memorias de eventos estratégicos o participaciones en espacios de incidencia, documentos estructuración y/o descripción de rutas temáticas adelantadas por la Corporación. |
Con el propósito de sistematizar la información recibida para el análisis de fuentes secundarias, se diseñó una matriz para consolidación. documentos la cual permite clasificar preliminarmente los documentos recibidos de parte de la Corporación según las siguientes variables:
1. No.: Corresponde a una numeración consecutiva de documentos.
2. Nombre Documento: Variable para especificar el nombre que la corporación le adjudicó al documento suministrado.
3. Autor: Nombre de la persona/entidad que escribió o produjo el documento.
4. Fecha del documento: Es la fecha que se encuentra referenciada en el documento como de creación.
5. Uso: Especifica si el documento ámbito de uso de los documentos es interno, externo o ambos
6. Clase: Identifica los tipos de archivos a los cuales corresponden los documentos (Base de Datos, De texto (documento, informe, cuadro), De Imagen (Fotos), Gráfico (planos, dibujos, mapas), De Audio y Video)
7. Tipo documento: Permite clasificar los documentos recibidos según su tipo (Actas, Artículo, Informes, Libros, Listados, Norma, Presentación, Revista, Sistematizaciones)
8. Formato Archivo: Clasifica los archivos de acuerdo con su formato de producción o almacenamiento (Excel, PDF, PowerPoint, Word)
9. No. páginas/ Registros: Dependiendo de la clase de documento se registra el número de páginas o registros (cuando aplica).
10. Área de Interés: Agrupación de los documentos según la categoría institucional definida como área o temática de análisis (ver cuadro 1).
11. Clasificación Documentos Interés: Corresponde a la descripción de documentos según el área de interés definida (ver cuadro 1).
12. Descripción de contenido: Se recoge una breve descripción del documento.
A partir de la revisión inicial de la documentación y bibliografía propias de CORPOMANIGUA, se cuenta con un inventario y la revisión preliminar de los documentos recibidos resumido así: PLAN ESTRATÉGICO CM 2014 – 2020, ESTATUTOS CM 2018 marzo, cinco (5) informes de la Dirección Ejecutivo correspondientes a los periodos 2011-2012, 2014, 2015, 2018 y 2019, cinco (5) Informes finales de los proyectos: ENRAIZAR, ACNUR, Cultivando Paz, Medios de vida DKH, Semillas de la Amazonía, un informe Anual de FOKUS 2015 y un (1) informe intermedio del proyecto Amazonía Joven a Septiembre de 2019 (Anexo 1).
A fin de contar con un panorama general sobre el estado actual en la Corporación frente a temas relacionados con los procesos de gestión del conocimiento, y la disposición de la plataforma institucional para dar marcha a una estrategia de gestión de los conocimientos relevantes para la organización, tanto la estructura de la entrevista semiestructurada como la de la encuesta proveen información amplia para establecer de una parte el acercamiento previo de las personas con los conceptos o su entendimiento propio de la utilidad y perspectiva del uso de los conocimientos en la organización, y de otra las capacidades con que cuenta esta para la implementación de una estrategia estructurada de GC.
Estos instrumentos proporcionan elementos que nos permiten identificar para cada uno de los componentes (gestión estratégica, comunicaciones, información, etc.), tanto la Corporación* como sus asociados, asociadas y colaboradores* adelantan o cuentan con capacidades para realizar actividades que propenden por la identificación, adquisición, retención, uso, y demás procesos de gestión del conocimiento, así como la forma cómo incorporan, tienen en cuenta y/o comprenden los ejes de la gestión del conocimiento para diagnosticar la situación actual (inicial) de la organización, en relación a dichos ejes.
Los espacios de diálogo, conducidos por una guía de preguntas para entrevista semiestructurada (Anexo 2), dirigida a quienes orientan estratégicamente a CORPOMANIGUA y quienes participan activamente en la construcción y desarrollo de su apuesta territorial, tienen como objetivo identificar la forma cómo incorporan, tienen en cuenta y/o comprenden los ejes de la gestión del conocimiento para diagnosticar la situación actual (inicial) de la organización, en relación a dichos ejes en la Corporación.
En desarrollo de la entrevista se identifican los aspectos fundamentales de la apuesta estratégica de CORPOMANIGUA, qué es y qué hace, cuál es su apuesta a futuro territorial, cómo se incorporan las políticas, estrategias y enfoques que la Corporación ha plasmado en los documentos orientativos de su actuación en las diferentes acciones, identificación de elementos diferenciadores, entre otros.
Igualmente, entre los principales temas abordados en la entrevista y que proveen información relevante para el análisis situacional de la Corporación en temas asociados a la GC, a su vez permiten: (1) evidenciar si la Corporación tiene en cuenta la identificación de lecciones aprendidas, si se sistematizan o si se documentan los procesos, (2) indagar si existe una estrategia de comunicación estratégica, (3) determinar si se tiene en cuenta la información cuantitativa producto de las acciones como soporte las lecciones aprendidas, (4) también evidencia si existe una estrategia de seguimiento al interior de la Corporación.
De otra parte, y como parte de la identificación de información relevante sobre el desarrollo intencionado o no de los procesos para la gestión del conocimiento, este instrumento permite identificar algunos activos de conocimiento, el uso y protección de estos, todo esto sumado a la exploración del entendimiento que se tiene sobre lo que significa una lección aprendidas, una buena práctica y en sí mismo la gestión de conocimiento.
Con relación a la aplicación de este instrumento, durante los días 9 al 18 de septiembre, se llevaron a cabo nueve (9) entrevistas virtuales con asociados y asociadas (Anexo 4), las cuales tuvieron una duración de aproximadamente 2 horas cada una como espacios determinantes para el levantamiento, esclarecimiento y precisión de la información requerida, a partir de lo cual se generó un ejercicio participativo en donde se propiciaron conversaciones frente a la determinación de los alcances del proceso y la trasmisión de conocimiento en la Corporación.
El instrumento definido como encuesta (Anexo 3), permite recabar información adicional y complementaria para el proceso de diagnóstico de capacidades, con un enfoque especifico en la indagación sobre la forma tanto como asociados, asociadas y colaboradores desarrollan o comprenden se encuentra la GC de la Corporación, desde el punto de vista de los procesos estratégicos para la gestión del conocimiento.
La encuesta se divide en siete (7) secciones, iniciando con los datos generales en donde los asociados, asociadas y colaboradores, especifican su rol dentro de la Corporación y describen su perfil profesional y habilidades (esta sección provee información a partir de la cual es posible iniciar la estructuración del directorio de expertos de la Corporación, como un insumo preliminar para la identificación del conocimiento).
En las diferentes secciones de la encuesta se indaga sobre los aspectos asociados principalmente a los procesos que apoyan la gestión del conocimiento y que aportan elementos transversales para su implementación. Igualmente, las secciones incorporan la recopilación de información que permite analizar y establecer el estado actual sobre la forma como las personas pertenecientes o que desarrollan actividades en la Corporación adelantan o incorporan tareas que permitan dinamizar los procesos estratégicos de la gestión de conocimiento. Entre los principales aspectos incorporados en las secciones de la encuesta están:
En este marco, durante la semana del 21 al 25 de septiembre, se recibieron 21 encuestas, diligenciadas por este mismo número de miembros de la Corporación. Es importante señalar que, teniendo en cuenta que uno de los factores determinantes para realizar no solo un diagnóstico de conocimiento sino el diseño de una estrategia para gestionarlo necesariamente requiere la participación de todo el capital humano de la Corporación, este instrumento se aplicó no sólo a los 9 asociados y asociadas, sino también a doce (12) colaboradores que vienen o han participado activamente en la implementación de sus acciones.