Los resultados del análisis arrojan que en lo referente a la información y tecnología en la Corporación estos aspectos casi nunca (2) se cuenta o establecen acciones para un adecuado proceso de gestión de información. El análisis y establecimiento del nivel o grado de avance en el que se encuentra la gestión de información se hace necesaria pues es de vital importancia para la estrategia de gestión del conocimiento garantizar el adecuado flujo del conocimiento en todos los niveles, de la mejor forma posible y con la participación de todos los actores que se identifiquen como productores, receptores o interesados en el conocimiento de la Corporación.
Si bien el resultado de las encuestas arroja que casi nunca se presenta adecuado manejo de los datos, si se identifican como principales fortalezas el hecho de que parte de la información esta documentada a partir de la ejecución de proyectos (clara, precisa, orientada a resultados), se tienen documentos de sistematización (ejercicios individuales por proyecto que sirven de insumos para la articulación de resultados a la gestión del conocimiento), algunas de las metodologías que la Corporación ha establecido ya están sistematizadas, la información de carácter administrativo se encuentra organizada y potencialmente aloja información misional, entre otros.
En el siguiente cuadro se puede observar detalladamente el resultado de las indagaciones sobre aspectos relacionados con la información.
Producto de lo anterior, y según la información recabada encontramos que en términos generales la información se encuentra fragmentada, no se adelantan ejercicios para centralizarla ni sistematizarla. Así mismo, se presenta pérdida de Información debido a que no se cuenta con política de manejo de datos (quien los genera, donde los almacena, como los comparte, etc.), tampoco existe un protocolo de seguridad de la información.
Igualmente, se cuenta con información disponible en algunos repositorios que no es consultada, existe falta de claridad en las necesidades de información y su gestión como insumo para la toma de decisiones entre otros aspectos porque no hay una persona permanente responsable del tema que oriente dichos aspectos y tampoco se cuenta con un sistema tecnológico que permita organizar y consultar información de manera fácil y accesible que motive a los usuarios y productores de información a recopilarla y compartirla por diferentes medios, garantizando su salvaguarda.
Un asunto a tener en cuenta es que los procesos de seguimiento y evaluación, corresponden explícitamente a los requerimientos externos provenientes de la cooperación o financiadores y que se enmarcan al interior de los proyectos, pues hace algún tiempo se realizaban procesos de seguimiento colectivo en espacios al interior de la Corporación los cuales se dejaron de realizar, y no fueron reemplazados por otros espacios o instancias donde se puedan hacer ejercicios de reflexión sobre las ejecuciones adelantadas, se comparta conocimiento y se generen mecanismos para el flujo información garantizando su preservación.
No existe un repositorio actualizado de los documentos de la organización asociado a que no existe un espacio físico centralizado en dónde se encuentren los documentos físicos de la Corporación. Existía un proceso técnico basado en una red entre los computadores de la organización en donde, en un computador central (servidor), se almacenan diariamente (back up) todos los archivos en carpetas. Sin embargo, no había un proceso de clasificación de dichos documentos, lo cual se volvió inoperante y dejó de realizarse.
No existe una clasificación de los documentos de la organización y en su mayoría son documentos no aprobados (a excepción de la organización documental y metodológica en el programa de Género y Derechos que se encuentran adelantando actualmente las dos asociadas que lideran dicho proceso).
Lo descrito anteriormente tal como lo menciona una de las asociadas, “es uno de nuestros vacíos, no tenemos eso así de estructurado y organizado, es una deuda grave e histórica de la Corporación.” El conocimiento documentado de la corporación es poco, se encuentra descentralizado, en muchos casos se fuga a la salida de colaboradores y colaboradoras, o se convierte en fugas de conocimiento replicadas fuera de la organización a nombre de otros procesos.
El conocimiento, en términos generales, se encuentra de manera tácita en la experiencia de asociados y asociadas, pero está poco documentado, siguiendo con las afirmaciones de los asociados indican que “nosotros nacimos en la corporación y tenemos todo en la cabeza, yo puedo hacerte toda la descripción, pero no está documentado.”
Finalmente, es importante resaltar que en términos generales para los miembros de la Corporación es relevante contar con información organizada y procesos que soporten una clara gestión de información apoyada en tecnología, pues entienden que es importante recopilar y organizar la información (lecciones aprendidas), de manera segura para su consulta y que la organización de la información permite soportar y mostrar los procesos que adelanta la Corporación y para que a nivel interno se fortalezcan los procesos.